Installation af Microsoft Navision i en koncern
Kilsmark Gruppen bestående af moderselskabet med to datterselskabet skulle opgradere fra C5 til Navision – som er et væsentlig stærkere ERP system. Der var brug for et Indkøbssystem, Lagerstyring, Produktionsstyring, Økonomi styring og Salg & Ordre styring.
Der blev lavet en specificering og kravsat projektet efter en omfattende analyse af processerne i virksomhederne.
Netop at kende arbejdsgangene og beskrive disse er ret væsentlig for at sikre en smidig implementering af et nyt system. Leverandøren af systemet har meget høje timepriser og en fejl
implementering – fordi man ikke har gjort forarbejdet korrekt – betyder mange ekstra konsulenttimer til leverandøren af ERP systemet. Det kan ikke understreges nok.
Den gode forberedelse medførte at konsulenttimerne blev holdt på 100.000 kr til alle leverandører, som er lave for en sådan implementering.
Resultatet er en virksomhedsdrift på 120 mio kr i omsætning i det ene selskab og 60 Mio kr i det andet selskab – med konsolidering i koncernen.
Alle indkøb styres elektronisk med efterfølgende lagerstyring på stregkoder.
Produktion kører efter veldefinerede styklister med styring af højlager til frembringelse af dele til produktionen.
Salget er efterfølgende integreret med Microsoft CRM til salgsstyringen.
Alt køres elektronisk med forsøget hastighed – alle kender processerne og arbejder derefter – ret vigtig ved nyt personale eller omskiftning i personale.
Dokument styringssystem
Mange SMV virksomheder i Danmark har gennem tiden opbygget en stor dokumentations mængde. Dokumentation er ofte tekst filer, regneark og præsentation materialer, marketingsmaterialer og lignende.
Det kan virke uoverskueligt at finde og vidensdeling mellem medarbejdere og koster megen tid, hvis man gentagne gange skal lede efter dokumenterne for længe.
Der blev igangsat et projekt for år tilbage, hvor en koncerns dokumentation skulle arkiveres elektronisk. Det betød at papir dokumentation skulle scannes og elektronisk dokumentation på medarbejderne PC samt server drev skulle arkiveres i et fælles virksomhedssystem. Et stort projekt.
Resultatet blev værktøjet Doks, som bygger på Sharepoint fra Microsoft. Dokumentation i Doks er mails, dokumenter (alle typer), indskannet dokumenter (fra kommunen, SKAT og andre).
Ethvert dokument har et unik nummer, en beskrivelse, en version, en ejer, rettigheder osv. Alt kan søges på kryds og tværs. Desuden er systemet opbygget med sager – eks projekter, en sag med kommunen, årsrapport, en kunde, en retssag og mange andre sager. Disse sager indeholder mange dokumenter.
Da systemet var færdig viste det sig, at der var mere end 40.000 dokumenter og mere end 2.000 sager – ingen havde gættet så højt.
Det har givet et fantastisk overblik og en effektiv og hurtig søgning efter information.
Document Capture, elektronisk bilagshåndtering
En virksomhed i rivende vækst får mange ikke-strukturende faktura ind af døren. Alle indkøb til en produktion skal selvfølgelig ske via indkøbsordre i ERP systemet, så med ikke-strukturede faktura menes alt andet end indkøbsordre til produktion og udvikling.
Der kommer faktura fra advokaten, revisoren, patenter, små anskaffelser, fra købmanden, gartneren og mange andre. Disse faktura er resultatet af en bestilt ydelse eller vare fra én eller anden i organisationen.
Vi har flere gange implementeret en digital løsning på denne udfordring i flere forskellige organisationer. Systemet Document Capture (som eksempel) er en software som kan integreres med de store ERG løsninger.
Når en faktura modtages indskannet den på en kopimaskine/scanner og OCR scannes, så alle oplysninger på fakturaen læses og indsættes på de rette pladser i softwaren – det være sig firmanavn, adresse, beløb osv.
Det indskannede bilag processes automatisk via opsatte regler til netop den person i virksomheden, som har bestilt ydelsen eller varen – for godkendelse af fakturaen. Når godkendelsen er gennemført er bilaget klar til bogføring i økonomiafdelingen.
Indkomne bilag har fået en betydelig hurtigere gennemløbstid, bilagene er elektronisk arkiveret og omkostningen per bilag er reduceret. Denne form for digitalisering medfører at personalet får overskud til andre vigtige gøremål.
Digital rejseafregning
Når man tænker på Digital omstilling kommer man ofte kun til at tænke på de store linjer. Mange bække små hjælper også på at mindske administrationen og gør livet lettere for medarbejderne.
Hvis man siger Rejseafregning, så får mange sælgere og rejsende kuldegysninger. Det betyder administration med bilag, der skal konteres og kørseludgifter med egen bil og meget andet.
Det behøver ikke være en svær øvelse i Excel med løse bilag.
Vi har indførte i tre selskaber en væsentlig lettelse for alle rejsende.
Elektronisk afregning eller en digital omstilling. I det øjeblik et bilag modtages (kvittering for en restaurant eller tankstation eller lign) skannes bilaget med egen mobil. Der udfyldes beløb og dato – og så er du færdig.
Smid det fysiske bilag væk. Transaktionerne fra kreditkortet modtages elektronisk fra banken og parres automatisk med det nu elektroniske bilag.
Når måneden er omme sendes månedens bilag med et klik til bogholderen (eller en godkendelsesproces) og alle data føres elektronisk over i ERP systemet. Hermed er kassekladden skabt og klar til bogføring
Systemet dækker firmakreditkort, egne udlæg, kørsel i privat bil, diæter og andre.
Både brugerne (de rejsende som sælgere og lederne) samt økonomiafdelingen har stor glæde af dette.
